A Key Performance Indicator, azaz a KPI jelentése magyarul fő teljesítménymutató. Bejegyzésünkben ennek a témakörét fogjuk körbejárni. Bemutatjuk a pontos jelentését, és azt is, hogy hogyan hozhatsz létre hatékony mutatókat.

A KPI jelentése meghatározó lehet egy cég életében

A KPI jelentése

A KPI egy olyan mérhető érték, ami azt mutatja, hogy egy vállalat milyen hatékonyan éri el a kitűzött üzleti céljait. Ezzel értékelik a cégek az előrehaladásukat és az elért sikereket. Továbbá segítenek meghatározni a vállalat stratégiai, pénzügyi és működési eredményeit.

A fő teljesítménymutatók vonatkozhatnak egyénre, egy adott részlegre, vagy az egész vállalatra is. A cég egészének teljesítményét vizsgáljuk, ha például a cél a 100 millió forintos éves bevétel. A célkitűzés egy dolog, de a cél elérésére tett erőfeszítéseket és az előrehaladást is mérni kell, ebben segít a KPI.

A KPI szerepe

A fő teljesítménymutatók hatékonyan rávilágítanak, hogy mennyire működik jól egy vállalkozás. A KPI-ok nélkül nehezen lehet a cégben végbemenő változásokat végrehajtani és kiértékelni, valamint az esetleges problémákat felismerni, és megoldani. Ugyanis amellett, hogy rámutatnak a meglévő gondokra, a jövőbeli veszélyekre is figyelmeztethetnek. Az ilyen információk pedig hatékonyabb működést eredményeznek, és még versenyelőnyre is szert tehetünk.

Mindemellett kiváló kommunikációs eszközként is működhetnek cégen belül, és kívül egyaránt. Mivel jól tömöríti a bonyolultabb információkat és világosan, érthető módon ad visszajelzést, ezért könnyű feldolgozni és a mindennapok során használni.

A KPI jelentése: mi a különbség a KPI és az egyéb mérőszámok között?

A fő teljesítménymutatók és a mérőszámok között nem nagy a különbség, mégis lényeges. A legegyszerűbben talán a minden rovar bogár, de nem minden bogár rovar példáján keresztül lehet érzékeltetni. Ennek megfelelően, minden KPI mérőszám, de nem minden mérőszám KPI.

A fő teljesítménymutatónak olyan mérőszámot kell választani, ami közvetlenül van hatással a szervezet által vállalt célokra. Tehát a cél és a mérőszám között egyértelmű a kapcsolat. Vállalatok esetében ezért például szinte minden esetben KPI-nak tekinthető a megtermelt profit.

Tovább eltérések a mérőszámok és a KPI-ok között:

  • A kettő között különbség gyakran megragadható az időkeretben. Míg a KPI egy konkrét határidővel rendelkezik, addig a mérőszámok folyamatban lévő változó értékek.
  • A céljuk is eltérő lehet: a teljesítménymutatóknak a célja, hogy nyomon kövesse a célok elérése felé vezető utat és mérföldköveket. A metrikának a folyamatban lévő üzleti teljesítmény nyomon követése a célja.
A hatékony KPI kialakítás elengedhetetlen

Hogyan alakíthatod ki a saját fő teljesítménymutatóidat?

Természetesen vannak általános érvényű pontok, amik segítenek a kialakítás során, de azt hangsúlyoznunk kell, hogy minden KPI-nak egyedinek kell lennie, az adott cég saját céljaira vonatkozóan.

Ahogyan a KPI jelentése és annak megértése, úgy a meghatározása sem egyszerű feladat. Mivel a teljesítménymutatók egy bizonyos üzleti cél eléréséhez kötődnek, ezért a célok alapján kell meghatározni őket. Ehhez pedig a következő kérdéseken át érdemes haladni:

  • Pontosan milyen végeredményt akarunk elérni?
  • Miért fontos ez a végeredmény?
  • Hogyan lesz mérhető az előrehaladás?
  • Miként lehet befolyásolni a végeredményt?
  • Ki lesz a felelős a végeredményért?
  • Honnan lehet majd tudni, hogy elértük a kívánt célt?

Az alábbiakban bemutatunk egy rossz és egy jó példát a KPI kialakítására.

Rossz célkitűzés és rossz KPI

Cél: “keressünk idén sok pénzt.”

Mi a baj ezzel? A legelső probléma, hogy egyáltalán nem konkrét a cél. Mi az a „sok pénz”? 1 millió forint, vagy 10, esetleg 100? Ha nincs meghatározott cél, akkor nem tudhatjuk, hogy elértük-e, nincs mérőszám, így nem tudjuk nyomon követni a fejlődést sem.

Jó célkitűzés és jó KPI

Cél: “december 31-ig növeljük a havi árbevételt 800.000 Ft-tal.”

Ez már egy kellően specifikus cél, pontos összeggel és határidővel. Ráadásul egy MRR (Monthly Recurring Revenue) számmal is rendelkezik, amivel könnyen nyomon követhető az előrehaladás hónapról hónapra.

A SMART módszer

Jó KPI-t csak akkor tudunk meghatározni, ha előtte egy megfelelő célt tűztünk ki magunk elé. A KPI meghatározásának legegyszerűbb módja így, ha a célok kitűzése során a “SMART Goal Setting” módszerhez tartjuk magunkat. Ez a módszert egy mozaik szóból jött létre:

Specific: Konkrét a kitűzött cél?
Measurable: Mérhető a cél?
Achievable: Reálisan elérhető ez a cél?
Relevant: Kapcsolódik a cél a szervezet feladatához?
Time-based: Szerepel határidő a cél elérséhez?

Az elsődleges KPI jelentése és felállítása

Például a marketing célok kialakítása során, meg kell határozni azokat a KPI-okat, amiket mindenképp mérni kell. Hogy pontosan mik ezek, persze sok dologtól függenek, de a legtöbb esetben elmondható, hogy a konverzió, a konverziós ráta és a konverziós költség elsődleges lesz. Ugyanis ezekkel tudjuk a legjobban leírni a célokat. Marketing kampányok során ezért általában a kovnerziók számát és a megtérülési rátát (ROAS) választjuk KPI-nak.

Támogató KPI-ok

A legfőbb cél mellett mindig mérni kell úgynevezett támogató KPI-okat is. Hogy ezek pontosan mik lesznek, azok az elsődleges KPI-októl függenek. Mutatunk egy példát:

Webshop marketing esetén ha az a célom, hogy a webáruházam bevételét 20%-kal növeljem, akkor megfelelő támogató KPI lehet:

  • Konverzió (tranzakció) szám
  • Átlagos kosárérték
  • Látogatók száma
  • Konverziós (tranzakciós) ráta

Az árbevétel a konverziók számának és az átlagos kosárértéknek a szorzata. Tehát ha ez a két szám növekszik, az árbevétel is növekedni fog. A tranzakciók száma pedig attól függ, hogy hány látogató van az oldalon, és ők milyen arányban vásárolnak. Így közvetlen és kimutatható a kapcsolat a konverziós ráta és a látogatószám között és a tranzakciószám között is.

A KPI-ok mérése

Ha megvannak a teljesítménymutatók, akkor a legfontosabb, hogy megfelelő módon tudjuk mérni őket. Határozzuk meg az eszközöket, amikkel mérhetjük őket. Ugyanis könnyedén előfordulhat, hogy a kiválasztott adatot nem tudjuk majd mérni, így az már nem lesz KPI-ként használható.

A KPI jelentése magyarul

Milyen a hatékony KPI?

  • Egyértelmű és jól mérhető
  • Könnyen, alacsony ráfordítással mérhető a cégen belül
  • Elengedhetetlen a célok elérése érdekében
  • Könnyen alkalmazható a saját üzletágon belül

Az alábbiakban adunk néhány tippet, amit érdemes szem előtt tartani a jó KPI kialakítása során:

  1. A fő teljesítménymutatókat össze kell hangolni az általános üzleti stratégiával és az elért eredményekkel. Például a vállalkozás célja, hogy év végéig növelni akarja a havi bevételt 20%-kal. Ebben az esetben lehet az értékesítési csapat KPI-a, hogy a harmadik negyedév végére 50%-kal növeli a potenciális ügyfelek számát. Így a KPI hozzájárul az üzleti célok eléréséhez, hiszen az új leadek bevételi potenciált jelentenek.
  2. A jó KPI végrehajtható kell legyen. A kialakítás során ügyelni kell arra, hogy az eléréshez szükséges lépéseket is felvázoljuk. Mondjuk az a cél, hogy növeljük a potenciális ügyfelek számát. Ehhez mindenképp szükséges tervet készíteni, amiben például szerepelhet, hogy több ügyfelet kell áthelyezni az MQL (Marketing Qualified Lead) szakaszból az SQL (Sales Qualified Lead) szakaszba. A KPI részletes kidolgozásában szereplő lépések segítenek a célok sikeres elérésében.
  3. A KPI kialakítása során figyeljünk arra, hogy a realitás talaján maradjunk. Nagyon magas, elérhetetlen számokat értelmetlen kitűzni, ugyanis azok elérése úgyis irreális. Ez pedig sem a vállalatnak, sem a csapatnak nem tesz jót.
  4. A fő teljesítmény mutatóknak mérhetőknek kell lenniük. A kialakítás során érdemes feltenni az alábbi kérdéseket: Mit szeretnék pontosan elérni? Mi az ehhez szükséges kívánt végeredmény? Mennyi idő alatt kell elérni? Hogyan fogom mérni a KPI-okat? A különböző analitikai eszközök vagy a BI egyszerű módja lehet a KPI nyomon követésének. Segítségükkel könnyedén láthatóvá válik az előrehaladás mértéke.

A megfelelő KPI meghatározása tehát nem egyszerű feladat, de ha jól használjuk, sokat lendíthetnek a vállalkozás eredményein. Ha pedig nem vagy biztos a dolgodban, keress minket, és marketing tanácsadás szolgáltatásunk keretén belül segítünk neked megtalálni a megfelelő teljesítménymutatókat is, amelyek közelebb visznek üzleti célodhoz!

Szerző: Bondici Bea, content marketing szakértő